Hoe kan ik de laadkosten van mijn medewerkers automatisch vergoeden?

Wat heb je nodig om laadkosten automatisch te vergoeden?

Om laadkosten automatisch te vergoeden, heb je een laadbeheerplatform nodig dat het verbruik per medewerker registreert. Om laadkosten automatisch te vergoeden, heb je een laadbeheerplatform nodig dat het laadverbruik en de bijbehorende kosten per medewerker registreert. Bij E-Flux koppel je hiervoor medewerkers, laadpassen en thuislaadpunten aan één zakelijk account. Iedere medewerker krijgt een eigen gebruikersaccount, zodat E-Flux de juiste laadsessies en kosten automatisch aan die persoon kan toewijzen.

Voor thuisladen stel je per medewerker een vast of dynamisch vergoedingstarief in. Voor laden onderweg gebruikt de medewerker een zakelijke E-Flux-laadpas die aan het account van de werkgever is gekoppeld. E-Flux registreert de sessies en verzorgt vervolgens de facturering en verrekening.

Hoe vergoed ik laadkosten van medewerkers die thuis of onderweg laden?

Je vergoedt thuisladen door een kWh-tarief in te stellen en laden onderweg door medewerkers een zakelijke laadpas te geven. E-Flux verwerkt beide soorten laadsessies automatisch in het zakelijke account.

Wanneer een medewerker thuis laadt, registreert het gekoppelde laadpunt hoeveel kWh er tijdens de sessie is geladen. E-Flux vermenigvuldigt dit verbruik met het ingestelde vaste of dynamische vergoedingstarief. De berekende vergoeding wordt vervolgens automatisch aan de medewerker uitgekeerd.

Onderweg gebruikt de medewerker de zakelijke E-Flux-laadpas bij een openbaar laadpunt. De laadpas is gekoppeld aan het account van de werkgever, waardoor de kosten van de sessie automatisch worden geregistreerd en gefactureerd. De medewerker hoeft hierdoor geen bonnetjes of losse declaraties in te dienen.

Lees ook: Waarom jouw werkplek EV-laadpunten nodig heeft

Hoe verrekent E-Flux thuisladen automatisch met de werkgever?

E-Flux verzamelt de thuislaadsessies, berekent de vergoeding en brengt het totale bedrag via een maandelijkse factuur bij de werkgever in rekening. De factuur wordt op de eerste dag van iedere maand automatisch gegenereerd en is terug te vinden in het E-Flux-portaal. De medewerker ontvangt de vergoeding voor de geregistreerde thuislaadsessies binnen 30 dagen. Dit gebeurt doorgaans in de laatste week van dezelfde maand. De werkgever hoeft de vergoeding daardoor niet via de salarisadministratie of een apart declaratieproces af te handelen.

Hoe krijg ik inzicht in de laadkosten per medewerker?

Je krijgt inzicht in de laadkosten per medewerker via het zakelijke E-Flux-dashboard. Omdat iedere medewerker, laadpas en thuislaadlocatie aan een eigen gebruikersaccount is gekoppeld, kunnen de geregistreerde sessies en bijbehorende kosten aan de juiste persoon worden toegewezen. Voor thuisladen zie je welke sessies zijn geregistreerd en welke vergoeding op basis van het aantal geladen kWh en het ingestelde tarief is berekend. Ook openbare laadsessies met de zakelijke laadpas worden in het account verwerkt. Zo ontstaat één overzicht van de laadkosten thuis en onderweg, zonder dat gegevens uit losse declaraties hoeven te worden samengevoegd.

Hoe werkt een dynamische thuislaadvergoeding?

Een dynamische thuislaadvergoeding berekent de vergoeding op basis van de werkelijke energieprijs per uur waarop de medewerker thuis laadt. Boven op deze uurprijs wordt een vaste opslag per kWh toegepast voor kosten zoals energiebelasting en leveringskosten. Daarna wordt het ingestelde btw-percentage toegevoegd.

Bij een marktprijs van €0,113 per kWh, een vaste opslag van €0,1015 per kWh en 21% btw bedraagt de vergoeding bijvoorbeeld:

(€0,113 + €0,1015) × 1,21 = €0,2595 per kWh

Wanneer er geen dynamische prijsgegevens beschikbaar zijn of de gebruikte uurprijs € 0 bedraagt, kan E-Flux automatisch een vooraf ingesteld back-uptarief gebruiken. Medewerkers kunnen in de configuratie van hun laadstation bekijken welke energieprijzen per uur voor de berekening zijn gebruikt.

De dynamische vergoeding is beschikbaar binnen het E-Flux by Road Business-pakket. De werkgever is verantwoordelijk voor het controleren of de medewerker een geschikt variabel energiecontract heeft en voor het correct instellen van de opslag, btw en het back-uptarief.

Krijg ik een vergoeding bij negatieve energieprijzen?

Je ontvangt geen extra betaling vanwege een negatieve marktprijs. Bij de dynamische thuislaadvergoeding hanteert E-Flux voor het energiedeel een minimumtarief van €0,00 per kWh. Een negatieve uurprijs wordt dus niet als een extra bedrag aan de medewerker uitgekeerd. De door de werkgever ingestelde opslag per kWh blijft wel onderdeel van de vergoeding. Deze opslag is bedoeld om aanvullende kosten van de medewerker, zoals energiebelasting en leveringskosten, te dekken. Hierdoor voorkomt E-Flux dat een negatieve marktprijs leidt tot een negatieve vergoeding.